Définir la productivité peut sembler simple. Pourtant, dès que l’on quitte une chaîne de production pour parler de travail intellectuel, le mot devient beaucoup plus flou. Est-on productif parce que l’on termine beaucoup de tâches ? Parce que l’on travaille vite ? Parce que l’on remplit ses journées ?

Prendre deux minutes pour préciser ce que l’on cherche réellement à améliorer donne un autre regard sur toutes les méthodes présentées sur ce blog. À mes yeux, la productivité personnelle ne consiste pas à produire le plus possible à chaque instant. Elle consiste surtout à utiliser au mieux l’énergie dont on dispose.

La définition économique de la productivité

En économie et en gestion, la productivité mesure l’efficacité d’un processus de production. Elle correspond au rapport entre une production — les biens ou les services obtenus — et les ressources mobilisées pour l’atteindre, comme le travail ou le capital.

Cette définition est très concrète. Si une usine fabrique davantage de pièces avec le même nombre de machines et le même nombre d’heures de travail, sa productivité augmente. La production comme les ressources peuvent être comptées, comparées et suivies dans le temps.

La difficulté apparaît lorsque l’on transpose cette logique à ce que l’on appelle habituellement la productivité personnelle. Sur les blogs, dans les livres et dans les outils consacrés au sujet, il est rarement question de produire des objets identiques à la chaîne. On parle plutôt d’écrire, de réfléchir, de prendre une décision, d’organiser un projet, de résoudre un problème ou de coordonner plusieurs personnes.

Ces tâches intellectuelles sont beaucoup moins palpables. Deux heures de réflexion peuvent ne donner aucun résultat immédiatement visible, puis débloquer un projet entier. À l’inverse, une journée remplie de petites actions peut produire une longue liste de cases cochées sans faire avancer quoi que ce soit d’important.

Pourquoi compter les tâches ne suffit pas

On pourrait chercher à reproduire la mesure économique en comptant le nombre de tâches commencées ou terminées. Ce suivi n’est pas absurde. Dans certaines situations, il permet de voir si un système avance, si le travail en cours s’accumule ou si l’on estime mal ce que l’on peut accomplir.

Le problème serait d’en faire une définition complète de la productivité. Toutes les tâches n’ont ni le même coût ni la même valeur. Répondre à trois messages, prendre un rendez-vous et classer un document produisent quatre tâches terminées. Préparer une décision difficile ou écrire la première version d’un rapport peut n’en produire qu’une seule, tout en demandant beaucoup plus d’attention et en ayant beaucoup plus d’impact.

La mesure crée aussi facilement de mauvais réflexes. Si mon objectif devient de terminer le plus grand nombre de tâches possible, j’ai intérêt à choisir les plus courtes, à découper artificiellement mon travail et à éviter les sujets complexes. Le chiffre progresse, mais pas nécessairement ce qui compte.

Il faut donc pouvoir suivre l’activité sans confondre ce suivi avec le résultat recherché. Une tâche terminée reste une information utile ; elle ne constitue pas une unité universelle de productivité.

La productivité comme gestion de l’énergie

Dans le cadre du travail intellectuel, ma définition est plus simple et plus transversale : être productif, c’est utiliser au mieux, à tout moment, l’énergie dont on dispose.

Cette énergie regroupe plusieurs choses que l’on distingue parfois : la concentration, la motivation, la capacité à prendre des décisions ou simplement l’envie de s’attaquer à un sujet. L’image du carburant n’est pas parfaite, mais elle est pratique. Le matin, on se lève avec une certaine quantité d’énergie. Celle-ci tend à diminuer au fil de la journée, même si son niveau fluctue selon les personnes, les activités et les événements.

Cette définition change la question à se poser. Au lieu de chercher en permanence à faire davantage, on cherche à faire le meilleur usage possible de son état actuel. Cela ne signifie pas qu’il faut attendre d’être parfaitement motivé pour travailler. Il s’agit plutôt de reconnaître qu’une heure de grande concentration et une demi-heure de fatigue ne permettent pas d’accomplir les mêmes choses, puis d’organiser son travail en conséquence.

L’énergie n’est pas non plus une excuse qui justifierait de repousser indéfiniment les tâches difficiles. Un bon système doit justement aider à réserver les meilleures conditions aux sujets exigeants et à utiliser les moments moins favorables pour des actions plus simples.

Agir à l’échelle de la journée

À l’échelle d’une journée, gérer son énergie consiste d’abord à adapter la tâche au moment. Lorsque je dispose de calme et d’une bonne capacité de concentration, il serait dommage de consacrer cette période à trier des notifications. Je préfère la réserver à un travail qui demande de réfléchir, de créer ou de décider.

Lorsque l’énergie baisse, je peux au contraire traiter des actions plus mécaniques : ranger des documents, répondre à quelques messages simples, préparer un rendez-vous ou réaliser une démarche administrative. Ces tâches doivent être faites, mais elles n’exigent pas nécessairement mes meilleures heures.

L’alternance compte également. Enchaîner plusieurs tâches très exigeantes peut épuiser rapidement l’attention. Passer ensuite à une action plus légère permet de continuer à avancer sans prétendre conserver le même niveau de concentration toute la journée. Le bon choix dépend à la fois de la priorité, du temps disponible, du contexte et de l’énergie du moment.

Certains « hacks » cherchent à provoquer un petit pic artificiel : boire un café, changer d’environnement, lancer un minuteur ou utiliser une technique de motivation. Ils peuvent être utiles pour commencer ou terminer une tâche. Employés avec mesure, ils aident à mobiliser ponctuellement une énergie qui semblait difficilement accessible.

Ils ne remplacent toutefois pas un système durable. Multiplier les stimulants et les astuces pour compenser en permanence la fatigue revient à appuyer sur l’accélérateur lorsque le réservoir est presque vide. Cela peut fonctionner pendant un moment, mais ne règle pas le problème de fond.

Augmenter son énergie sur le long terme

La même logique fonctionne à une échelle plus large. Il ne s’agit plus seulement de distribuer intelligemment l’énergie d’une journée, mais d’entretenir et, si possible, d’augmenter sa capacité générale à agir.

Les habitudes de santé jouent évidemment un rôle : dormir correctement, bouger, manger d’une façon qui nous convient et ménager de véritables temps de récupération. L’objectif n’est pas de transformer chaque aspect de la vie en programme d’optimisation. Il est simplement difficile de construire un système de productivité fiable si celui-ci dépend d’un niveau d’énergie que le quotidien ne permet jamais d’atteindre.

Les activités motivantes comptent aussi. Un projet qui a du sens, une tâche dont le résultat est visible ou un environnement de travail agréable peuvent rendre l’effort beaucoup plus facile. Dans l’analogie du carburant, ces choix reviennent tantôt à augmenter la taille du réservoir, tantôt à réduire la consommation du véhicule.

L’état de flow illustre bien ce phénomène. Lorsque l’on est pleinement absorbé par une activité adaptée à ses compétences, l’effort paraît plus fluide et l’énergie presque illimitée. Cet état ne se commande pas, mais on peut favoriser son apparition en protégeant du temps, en réduisant les interruptions et en choisissant un défi suffisamment stimulant.

Il faut néanmoins éviter d’en faire une condition du travail. La plupart des journées comportent des obligations peu enthousiasmantes et des moments de fatigue. La productivité ne consiste pas à vivre en permanence dans le flow, mais à créer de bonnes conditions lorsqu’on le peut et à rester capable d’avancer lorsqu’elles ne sont pas réunies.

Un système conçu pour économiser l’énergie

Tout le système que je présente sur ce blog suit cette définition. Ses différentes briques ne sont pas seulement des outils de classement. Chacune évite de consacrer de l’attention à une question qui devrait déjà avoir une réponse.

Un calendrier bien géré évite de dépenser de l’énergie à se rappeler qu’un événement doit avoir lieu à une heure précise. On peut faire confiance à l’agenda pour représenter les contraintes de temps, au lieu de les garder constamment en tête.

Des inboxes bien organisées réduisent le besoin de surveiller sans cesse les messages, les notifications et les autres signaux entrants. L’information est capturée dans un endroit connu, puis traitée au moment prévu. Comme pour le calendrier, la fiabilité du système libère de l’attention.

Enfin, le Kanban, qui constitue le cœur du système, permet de voir les tâches réellement actionnables et de choisir parmi elles. Les priorités restent essentielles, mais elles ne sont pas le seul critère. Entre deux tâches utiles, je peux retenir celle qui correspond le mieux au temps, au contexte et à l’énergie dont je dispose.

Cette organisation réduit également la fatigue décisionnelle. Si chaque session de travail commence par une recherche dans les messages, les notes et les onglets ouverts, une partie de l’énergie disponible disparaît avant même d’avoir choisi quoi faire. Un système tenu à jour prépare cette décision en amont.

Faire mieux avec l’énergie disponible

La productivité ne se résume donc ni au nombre d’heures travaillées, ni au nombre de tâches cochées. Ces données peuvent être intéressantes, mais elles ne disent pas si l’on a consacré ses meilleures ressources à ce qui comptait vraiment.

Penser en termes d’énergie fournit un repère plus utile. À court terme, il s’agit de choisir une tâche compatible avec son état et de protéger ses périodes de concentration. À long terme, il s’agit d’entretenir sa capacité à agir et de construire un environnement qui gaspille le moins d’attention possible.

Un bon système de productivité ne cherche pas à transformer chaque minute en production mesurable. Il doit surtout permettre de faire les bons choix plus facilement, d’avancer sur les sujets importants et de conserver assez d’énergie pour que cette organisation reste tenable dans la durée.